Custom KI-Agent oder SaaS-Tool? Wann was Sinn macht.
Ich verkaufe Custom-Agenten. Aber nicht jeder Workflow braucht einen. Hier ein ehrlicher Vergleich, damit Sie nicht das falsche Werkzeug kaufen.
Zwei Fragen, die alles entscheiden.
Bevor Sie über Tools nachdenken, klären Sie diese zwei Fragen. Die Antworten sortieren Sie schon zu 80 Prozent in das richtige Lager.
Ist Ihr Workflow Standard oder firmenspezifisch?
CRM, Buchhaltung, Standard-Email: SaaS reicht meistens. Zapier, Make oder n8n haben fertige Connectoren.
Mandanten-Triage, IDD-Doku, Quartalsreport mit Ihrem SAP: Custom-Agent gewinnt. Kein SaaS-Tool kennt Ihre Datenstruktur.
Müssen Daten in Ihrer Cloud bleiben?
DSGVO, Mandantengeheimnis, GoBD, BaFin: SaaS scheidet meistens aus. US-Vendor plus Schrems-II ist offen.
Marketing-Daten, öffentliche Inhalte: SaaS oft schneller live, Standard-Connectoren reichen.
Zehn Achsen, ehrlich nebeneinander.
Keine Marketing-Folie. Echte Trade-offs. Lesen Sie Achse für Achse, nicht Zeile für Zeile, dann sehen Sie wo Ihr Workflow steht.
Drei Fälle, in denen Custom Overkill ist.
Wenn einer dieser Fälle Ihrer ist, kaufen Sie SaaS und sparen sich das Audit. Ich sage Ihnen das im Erstgespräch.
Standard-CRM-Flows
HubSpot- oder Pipedrive-Automation. Lead rein, Mail raus, Task im CRM. Zapier oder Make reichen, kein Custom-Code nötig.
Niedrig-Volumen, nicht firmenspezifisch
Wenn ein Prozess fünf Mal pro Woche läuft und Standard-Bausteine hat, lohnt sich kein Pilot. SaaS-Lizenz für 50 € pro Monat schlägt 14.000 € Festpreis.
Datenschutz unkritisch
Marketing-Automation für öffentliche Daten, Lead-Gen aus Webformularen, Newsletter-Workflows. Kein Mandantengeheimnis, kein BaFin. SaaS ist hier schneller live.
Drei Fälle, in denen SaaS scheitert.
Diese drei Muster sehe ich am häufigsten. Wenn Ihr Workflow eines davon trifft, lohnt sich der Custom-Agent.
Mandanten-Triage Steuerkanzlei
Mandantengeheimnis plus DATEV plus GoBD. Kein US-SaaS darf Mandantenakten sehen. Custom-Agent in Ihrer Cloud, AVV am ersten Auftragstag.
IDD-Beratungsdoku Versicherungsmakler
BaFin und MaRisk-VA fordern auditierbare Doku-Pfade. Standard-SaaS hat keine IDD-Templates. Custom-Agent kennt Ihre Sparten und Ihre Tarife.
Quartalsreporting mit SAP-Setup
Eigene Datenstruktur, Buchungskreise, Konsolidierungslogik. Kein No-Code-Tool kann das ohne Verbiegen. Custom-Agent liest Ihr SAP wie Ihr Controlling.
Für viele Mittelständler: SaaS für Standard, Custom für Kern-Workflows.
Die 80/20-Logik. SaaS deckt die breite, billige Standard-Schicht. Custom-Agent sitzt da, wo Ihr Wettbewerbsvorteil liegt.
CRM, Email-Marketing, Buchhaltungs-Standard, Newsletter, Lead-Capture. Bewährte Bausteine, klare Lizenzen, keine Eigenentwicklung.
Ihre 1 bis 3 firmenspezifischen Hochwert-Workflows. Mandanten-Triage, Quartalsreport, Beratungsdoku. Da, wo Standard nicht reicht.
Ich helfe Ihnen die richtige Trennlinie zu finden, im Audit (5 Tage, ab 4.800 €).
Wenn Sie nur ein Standard-Tool wollen, sind Sie woanders besser aufgehoben.
UiPath, Make, Zapier oder n8n decken die Standard-Schicht oft günstiger ab als jeder Custom-Pilot. Ich baue für die Fälle wo SaaS nicht reicht. Im Audit sage ich Ihnen ehrlich wenn Ihr Workflow keinen Custom-Agent braucht und welches SaaS-Tool stattdessen passt.
Wo landet Ihr Workflow?
Zwei Achsen, vier Felder. Datenkritikalität auf der einen Seite, Standardisierbarkeit auf der anderen. Dort wo die Linien sich treffen steht meistens schon die Antwort.
Hoch-kritisch + low-standard
Mandantenakten, Beratungsdoku, Reportings mit Ihrem eigenen Datenmodell. Kein SaaS-Tool kennt Ihre Struktur. Daten dürfen nicht raus.
Hoch-kritisch + standard
Standardisierte Compliance-Workflows mit hoher Datenkritikalität. Enterprise-SaaS mit DSGVO-AVV oder Custom-Agent, je nach Vendor-Risiko-Appetit.
Low-kritisch + low-standard
Firmeneigene Workflows mit unkritischen Daten. Beides geht. Entscheidet sich am Volumen und an der Frage wer das pflegt.
Low-kritisch + standard
CRM-Automation, Newsletter, Standard-Approvals. Zapier oder Make sind hier billiger und schneller live als jeder Custom-Pilot.
Unsicher welcher Quadrant?
30-Minuten-Erstgespräch. Ich sage Ihnen ehrlich ob Ihr Workflow ein Custom-Agent ist oder ob ein SaaS-Tool reicht. Festpreis-Angebot innerhalb einer Woche.