Die meisten Firmen automatisieren das falsche zuerst. In fünf Tagen Audit zeige ich Ihnen welche drei Prozesse den größten Hebel haben, mit Daten statt Bauchgefühl. Calendar-Mining, Slack-Pattern-Scan, Shadowing, Tool-Inventur. Output ist ein Process Register mit 40 bis 80 Einträgen, ranked Top-10 mit Euro-pro-Jahr-Hebel.
Function Leads beschreiben den Soll-Prozess. Der echte Prozess steht in Calendar, Slack und in den Tool-Rechnungen. Vier Quellen, parallel zum Workshop-Tag, befüllen das Miro-Board mit Realität.
Jedes wiederkehrende Meeting der letzten 90 Tage ist ein Prozess-Kandidat. Wenn Sie wöchentlich fünf Stunden in Status-Calls sitzen, stehen dahinter Prozesse die kein BPMN-Diagramm zeigt. Diese Quelle alleine deckt in 80 Prozent der Engagements den frequentesten Bottleneck auf.
Top 20 Channels nach Volumen. Suche nach drei Phrasen: kann jemand, Status, blocking. Jede dieser Phrasen markiert einen Handoff der schiefgeht oder eine Frage die Tribal-Knowledge ist. Output: Hitliste mit Channel, Phrase, Häufigkeit pro Woche.
90 Minuten pro Function-Lead, am echten Ticket. Eine Frage genügt: Was machst du diese Woche zum dritten Mal? Sie holen damit Prozesse, die niemand dokumentiert, weil sie zu trivial scheinen. Genau die addieren sich zur halben FTE.
SaaS-Rechnungen über fünfzig Euro pro Monat. Jedes Tool hat einen Prozess dahinter. Der wahre Stack ist nie der dokumentierte Stack. Tools ohne API zeigen Copy-Paste-Workflows, Tools ohne Owner zeigen Prozesse die zerfallen sobald X kündigt.
Im detaillierten BPMN-Frame jedes Top-15-Prozesses kleben fünf farbige Sticker. Wer schnell auf das Board schaut, sieht sofort die teuerste Box.
Team-Wechsel mitten im Prozess. Jeder Handoff kostet Wartezeit und Re-Briefing.
Daten manuell kopiert zwischen Systemen. Tippfehler-Risiko, immer der gleiche Mensch.
Approval-Queue, Sammel-Lauf am Monatsende, Slot beim Senior. Liegt rum, kostet Cycle-Time.
Nur eine Person weiß wie. Krankheit oder Urlaub legt den Prozess lahm.
Tool zwingt zu Copy-Paste. Automatisierung scheitert daran, nicht am Modell.
Drei Pattern-Pages zeigen wie Handoff, Re-Keying, Wartezeit und Tribal in echten Workflows zusammenkommen.
Drei Handoffs, manuelles Re-Keying zwischen Support, Stripe-Dashboard und Mail. Wartezeit auf Finance-Slot.
Status-Calls die nichts entscheiden. Tribal-Knowledge in Slack-Threads, Wartezeit zwischen Meeting und Action-Item.
Kann jemand kurz schauen Anfragen. Tribal-Wissen bei Senior-Engineers, Handoff zwischen DM und Wiki.
Fünf Achsen, jeweils 0 bis 3 Punkte. Summe ergibt Score, Score landet im Quadrant. Keine Diskussion über Bauchgefühl mehr, nur über Annahmen pro Achse.
Ehrlicher Vergleich: 10 Achsen, Decision-Tree, Quadrant. Damit Sie nicht das falsche Werkzeug kaufen.
Volumen mal ROI auf der X-Achse, Standardisierbarkeit auf der Y-Achse. Vier Felder, vier verschiedene Empfehlungen. Quick-Win baut man zuerst, Strategic plant man als Quartal, Wait wartet auf bessere Daten, Don't-Automate behält den Menschen.
Quartals-Projekt, Agent mit Carrier-API, Run-Book, Eval-Setup. Kein Sprint, kein Big-Bang.
Wochen-Sprint, n8n plus Slack-Approve. Erster Lauf in zwei Wochen live.
Beziehung schlägt Tooling. Mensch behalten, eventuell Briefing-Agent als Schicht B.
Erst Daten oder SOP fixen, dann re-scoren. Ohne strukturierte Daten kein Agent.
Vier Artefakte. Keine PDF mit Strategie-Empfehlung, sondern ein konkretes Backlog für die nächsten zwölf Wochen.
40 bis 80 Einträge mit Owner, Frequenz, Pain, Volumen, aktuell genutzten Tools. Ranked Top-10 mit Euro-pro-Jahr-Hebel und Quadrant-Zuordnung.
L1 Helicopter-Journey, L2 Stage-Map pro AAARRR-Stage, L3 BPMN-Detail für Top-15-Prozesse. Jede Top-10-Zeile im Sheet linkt direkt auf den L3-Frame.
Pro priorisiertem Prozess: empfohlene Phase (Pilot, Daten- und Werkzeugbasis, Rollout), Festpreis, Erfolgskriterium schriftlich. Sie entscheiden phasenweise, kein Big-Bang-Commitment.
Deutsche Auftragsverarbeitungsvertrag-Vorlage und eine Briefing-Notiz für Ihren Datenschutzbeauftragten. Damit ist der DSGVO-Pfad ab Tag eins frei, nicht erst in Woche acht.
Diese acht Fehler sehe ich in fast jedem Audit. Wenn Sie eines davon gerade laufen haben, sagen Sie es im Erstgespräch. Wir starten mit Hammer-Test, nicht mit Tool-Choice.
Big-Bang-RPA-Initiative ohne Journey-Map. Ergebnis: Tooling für Prozesse die niemand mehr braucht.
Sechs-monatige Berater-Studie. Nach vier Wochen muss etwas laufen, sonst verliert der Sponsor das Mandat.
Aufwendigstes Problem zuerst, statt frequentestes und einfachstes. Sie verbrennen das Goodwill am ersten Use-Case.
Agenten ohne Eskalationspfad und Audit-Log. Beim ersten Fehler steht das ganze Setup zur Diskussion.
Tool-Choice vor Problem-Choice. Wer mit n8n oder Tasklet anfängt, biegt den Prozess auf das Tool, nicht umgekehrt.
Black-Box-Agenten in kundennahen Flows ohne Human-in-the-Loop. Ein einziger Fall in der Presse stoppt das Programm.
Optimieren was gekillt gehört. Hammer-Test zuerst: Brauchen wir den Prozess überhaupt noch.
Tooling ohne Eval-Setup. Sie wissen nicht ob es besser oder schlechter wird, nur dass es läuft.
Fünf Tage Audit. Festpreis ab 4.800 Euro. Output sind die vier Artefakte oben, nicht eine PDF. AVV-Vorlage und DSGVO-Briefing-Notiz liegen am ersten Auftragstag bei.